Scheda di Valutazione del personale: cosa deve contenere?

Tu che lavori nelle HR, sai quanto la scheda di valutazione della performance rappresenti nelle aziende uno dei principali fattori di svolta nella gestione strategica delle risorse umane. Infatti, un sistema di appraisal equo e condiviso, costituisce un’occasione di valorizzazione dei collaboratori in quanto strumento di crescita personale e professionale.  Innescando un processo di miglioramento continuo dell’individuo e quindi dell’organizzazione.

La scheda di valutazione come strumento di business

La corretta valutazione e gestione delle risorse presenti in azienda diventa quindi uno strumento fondamentale per indirizzare correttamente la gestione aziendale.

Per essere efficace, il sistema di valutazione della performance individuale, deve non solo misurare il grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati ma anche favorire nel management, l’orientamento e lo sviluppo di capacità e conoscenze che permettano di valorizzare il capitale umano presente in azienda.

Le fasi principali di costruzione di un processo di raccolta del feedback

La valutazione delle persone è un’attività complessa e delicata che richiede strumenti adeguati. Si tratta di un processo di restituzione di feedback articolato in alcune fasi fondamentali:

• definizione del modello di valutazione
• selezione delle modalità di svolgimento del processo di valutazione
• scelta degli strumenti di supporto

La fase di analisi che precede la definizione del modello di valutazione

Per essere efficace, la strutturazione della scheda di appraisal dovrebbe seguire un attento lavoro di analisi. Con lo scopo di fare chiarezza su ciò che andiamo a valutare e che dovrebbe basarsi sulla definizione puntuale di alcuni aspetti cruciali:

• Che cosa vogliamo valutare e qual è l’obiettivo della valutazione: chiarire prima di tutto cosa significa performance per la nostra azienda
• Qual’è la cultura aziendale e quale il contesto in cui opera
• Quali sono le competenze necessarie per quell’azienda
• Quali le competenze specifiche per ruolo
• Quale metodo intendiamo utilizzare
• Chi farà le valutazioni

Rispondere a queste domande, che sembrano banali, significa aver chiaro l’obiettivo della valutazione specificatamente correlato alla realtà organizzativa.

Ciò consentirà di sviluppare un sistema di valutazione che renda possibile un’ efficace strategia di Talent Management. In linea con gli obiettivi di attrazione, retention, coinvolgimento e sviluppo dei migliori talenti.

Elementi di base di una buona scheda di valutazione

Vediamo che cosa dovrebbe contenere di base una corretta scheda di valutazione che consenta valutare obiettivi, competenze e prestazioni:

• informazioni sulla persona : generalità, titolo di studio, ruolo e mansioni, periodo di valutazione;
• obiettivi: è necessario definirli in modo chiaro e specifico per ruolo, in questo modo saranno facilmente raggiungibili;
• elenco delle competenze da valutare: tecniche e caratteriali;
• criteri di valutazione e tabelle dei punteggi: come attribuiremo i punteggi? È necessario definirlo prima, scegliendo tra criteri descrittivi, percentuali o punteggi numerici e prevedere uno spazio per la tabelle finali;
• area feedback: strutturare uno spazio per le osservazioni sia del valutato che del valutatore che possa prevedere anche la possibilità di suggerire interventi formativi in relazione ai risultati ottenuti, che possa fornire informazioni per un successivo intervento formativo ad hoc.

Un sistema di valutazione a supporto del business

Avere una scheda di valutazione adeguata e specifica per ruolo, significa avere un valido strumento a supporto del business. Fino a qualche anno fa la scheda di valutazione era uno strumento realizzato dagli HR manager attraverso complicatissimi fogli excel che richiedevano molto tempo per l’inserimento dei dati, con un alto tasso di errore e spesso lacunosi rispetto ad alcune specifiche richieste o attese.

Oggi fortunatamente, disponiamo di strumenti tecnologici in grado di supportare manager e collaboratori durante tutto il processo di valutazione. Dalla definizione di obiettivi al monitoraggio di attività e risultati. Garantendo un costante allineamento tra performance e obiettivi, permettendo di facilitare l’indispensabile fase di calibration e lasciando libera l’azienda di spostarsi sempre più verso logiche di feedback continuo.