26 Aprile 2018

Piano ferie: come gestirlo in modo efficace

Employee Central Piano Ferie Time Off
Piano ferie

Piano ferie: come gestirlo in modo efficace, grazie alla tecnologia e all’aiuto dei collaboratori

Pianificare le assenze della forza lavoro è uno dei compiti più complessi per chi si occupa di risorse umane: in assenza di supporti adeguati, i responsabili HR possono perdere tempo prezioso per gestire il piano ferie. Le difficoltà principali nel determinare il numero di ore restanti a un dato reparto o le ore a disposizione di chi, lavorando all’estero o vantando una certa anzianità di servizio, è sottoposto a normative o regolamenti particolari.

Altre criticità si riscontrano poi nella comunicazione tra i richiedenti ferie o permessi e i responsabili che devono dare l’approvazione e nella necessità da parte dei manager di mantenere una visione d’insieme, per evitare le problematiche dovute alla mancanza di risorse appropriate. Insomma, l’attività amministrativa e di compliance non è certo delle più semplici. Fortunatamente, però, oggi puoi contare su strumentazioni avanzate, in grado di facilitarti il lavoro.

Per la gestione del piano ferie affidati a soluzioni tecnologiche

Dimentica l’inefficienza di innumerevoli fogli di calcolo. Dimentica anche la necessità di barcamenarti tra svariate bacheche e ordinamenti giuridici. Così come la preoccupazione di evitare esodi di massa o di non poterti interfacciare efficacemente coi collaboratori. Grazie alle innovative suite HR, l’intero flusso di dati e processi riguardanti le assenze viene completamente automatizzato. Il risultato è una gestione del piano ferie molto agevolata.
I software odierni, infatti, si integrano con le utility di payroll e rilevazione presenze per concentrare tutte le informazioni necessarie in un’unica piattaforma. Sono in grado di calcolare automaticamente il monte ferie, tenendo conto ad esempio di:

  • chiusure aziendali
  • cambiamenti di ruolo o orario lavorativo
  • variazioni internazionali
  • problematiche inerenti alla conformità legislativa.

Inoltre, mantengono lo storico delle presenze e delle richieste. Permettono di vedere istantaneamente chi ha inviato una domanda con maggiore anticipo, così come chi deve consumare le ore maturate. In quest’ultimo caso, le notifiche ti saranno molto utili e ti consentiranno di evitare la classica corsa alle ferie di fine anno. Potrai ad esempio interrogare facilmente il sistema per sapere chi dovrà consumare le ore maturate entro il 31 dicembre!

Il vero plus dei gestionali di ultima generazione? Il self-service

Tra tutte le funzionalità offerte dai software per la gestione del piano ferie, ce n’è una che sia tu che le tue persone apprezzerete più delle altre: il self-service! Gli applicativi recenti, infatti, ti autorizzano ad aprire ai dipendenti la possibilità di gestire in autonomia tutta una serie di attività. Quelle particolarmente gravose e time-consuming, come ad esempio la consegna e la firma delle buste paga. Lasciando a te il tempo di approfondire ben più delicate questioni strategiche.
Ma, oltre ad assisterti nel lavoro e ad andare a beneficio dell’intera azienda, i software cloud based e mobile friendly come SAP Time and Attendance Management porteranno vantaggi a tutti i collaboratori dell’impresa.

Alcuni vantaggi per i manager:

  • avere una migliore visione d’insieme sul proprio team
  • esportare report in pochi click
  • valutare le ricadute economico finanziarie di assenze e ferie non godute

e per i dipendenti:

  • possibilità di chiedere permessi con un click
  • caricare autonomamente i certificati di malattia
  • accedere alle buste paga
  • cambiare turno coi colleghi

Chiaramente questi vantaggi si traducono facilmente in impatti positivi sul business, così come sull’engagement.

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