Learning Management System: la rivoluzione digitale della formazione

A seguito della pandemia da Covid 19 e alla luce del PNRR, tutte le realtà produttive italiane sono chiamate a immaginare nuovi modelli organizzativi basati sull’utilizzo della tecnologia.

La Trasformazione Digitale è senza dubbio un’opportunità, ma, non nascondiamocelo, per molti è ancora più che altro una sfida.

La transizione verso modelli operativi aziendali interamente e nativamente digitali va accompagnata, sostenuta, costruita attraverso la formazione di chiunque sia chiamato a entrare nel nuovo ecosistema tecnologico, si tratti di lavoratori Boomers o di Millennials più predisposti.

La digitalizzazione delle aziende, difatti, non è solo un problema di operatività, piuttosto di mentalità.
Occorre stimolare la creazione di nuovi percorsi di pensiero. Ecco perché non basta insegnare ai propri dipendenti come utilizzare una nuova piattaforma. È necessario, invece, coinvolgerli, dimostrare il vantaggio concreto di un procedimento gestito totalmente in digitale. E poi serve emozionare, attraverso il gioco, la socializzazione, per abbattere le resistenze mentali dei lavoratori e amplificarne la propensione all’apprendimento.

Passando al digitale è sempre più strategico avere personale competente in materia, ma non dimentichiamo che, oggi, anche le skill necessarie alla propria mansione, all’uso dei macchinari, alla sicurezza in azienda, ecc… devono essere acquisite dai dipendenti attraverso corsi online o soluzioni di Digital Adoption, per via del Covid.

Insomma, la formazione tradizionale in aula è, per varie ragioni, in fase di stallo. Oppure è al capolinea?

Lo stretto legame tra Learning Strategy e Change management

Per costruire un percorso di transizione da un modello operativo (o valoriale) a uno completamente diverso, è necessario predisporre una serie di strumenti e attività che indirizzino i collaboratori al cambiamento.

Oltre ad agire sui processi, dunque, si dovrà far leva sulla costruzione delle competenze e sulla gestione dell’inevitabile impatto che il cambiamento ha sulle abitudini delle persone.

Le reazioni più comuni, in questi casi, sono di rifiuto per la novità, come insegna la psicologia sociale.

I nuovi programmi di Learning management & sharing, quindi, devono tenere conto di questi fattori e supportare il change management nel tempo.

La learning strategy nell’era digitale

Cosa vuol dire formare il personale nell’era della Human centricity, dell’Employee Experience e del Digital Workplace?

Cosa si può fare affinché il momento dell’apprendimento sia più piacevole ed efficace?

In primis, focalizzare la learning strategy su tre concetti principali:

• semplicità: webinar, demo, video, infografiche, coaching on-line, podcast, esercitazioni pratiche, ecc, devono essere semplici, intuitivi, accessibili a tutti.
  I programmi di formazione aziendale, infatti, si rivolgono a collaboratori di generazioni e livelli di preparazione diversi. Che si tratti di percorsi di reskilling o upskilling, alla fine tutte le persone devono raggiungere lo stesso livello di competenza.
• interattività e social collaboration: affinché i collaboratori in formazione possano partecipare attivamente al percorso formativo proposto.
• gamification: rendere protagonista il dipendente di un gioco formativo, divertirlo, migliorare la sua esperienza di apprendimento. Per concretizzare questa strategia si ricorre a corsi studiati sulle dinamiche e sul game-design dei videogiochi. La pratica della gamification è molto usata nel marketing, ma trova applicazione anche nei percorsi di virtual learning.

Ridisegnare la Learning Strategy utilizzando gli strumenti hi-tech più adatti

La Learning strategy necessita di un ideatore dei contenuti in linea con le caratteristiche didattiche e di coinvolgimento desiderate. Le multinazionali, per esempio, si avvalgono dell’opera di particolari figure professionali, i Digital Learning strategist, che gestiscono i corsi e le modalità tecnologiche d’erogazione.

Il management della formazione in modalità e-learning, però, può anche essere gestito in collaborazione con realtà specializzate nelle HR strategy, in modo che le aziende di qualunque dimensione o capacità economica possano saltare sul treno della digitalizzazione.

LMS in ambito aziendale: ambiti e applicazioni

Proviamo a tirare le fila di tutti gli elementi riguardanti la Digital Learning Strategy finora citati e riorganizziamoli insieme esattamente come farebbe un Learning Management System (LMS), trattandosi di un software per gestire la formazione aziendale in tutte le sue forme (aula, e-learning, on the job), che si cura di ogni aspetto: dal processo di preparazione, al trasferimento, al tracciamento ed alla valutazione della conoscenza, rispetto alla formazione erogata.

Esistono due diverse interfacce, quella amministratore in cui è possibile:

• preparare i diversi moduli formativi e i corsi di qualsiasi ambito (dai corsi obbligatori sulla sicurezza sul luogo di lavoro, a quelli per sviluppare le competenze trasversali quali leadership, team work, comunicazione ecc..)
• assegnare i corsi agli studenti, iscrivendoli o lasciando aperta la possibilità di auto candidarsi per una formazione
• estrapolare report che riguardano le prestazioni dei discenti da poter analizzare (quanti corsi hanno completato e in che percentuale, i risultati ottenuti nei quiz…)
• automatizzare tutta quella parte di controllo dello status formativo (impostando le notifiche automatiche sulle scadenze e il rilascio di certificati)
• gestire tutti gli aspetti legati alla formazione (aggiornamenti dei formatori e dei contenuti, marketing della formazione, costi della formazione…)

e il secondo tipo di interfaccia, quella visualizzata dall’utente in cui è possibile:

• seguire corsi di formazione navigando tra il materiale didattico
• usare gli strumenti messi a disposizione per videolezioni live (nelle forme di webinar ed aula virtuale)
• comunicare con gli altri studenti attraverso le aree di messaggistica e forum
• potersi auto valutare attraverso i quiz o altre forme più engaging e innovative

Vantaggi nell’adozione di un LMS

La caratteristica principale di un LMS è quella di digitalizzare la gestione e l’erogazione della formazione, questo rende possibile a tutti i dipendenti, ma anche a clienti e partner, di poter accedere alla formazione in qualunque momento dall’altro lato per l’azienda o l’istituzione di poter gestire la formazione e tracciarne i risultati, con una drastica e vantaggiosa riduzione dei tempi dedicati a svolgere le funzioni di segreteria (reminder di scadenza dei corsi, di consegna compiti, appuntamenti per la formazione live ecc..) che possono essere completamente automatizzati.

Una piattaforma e-learning aziendale può avere diverse caratteristiche, per questo è bene scegliere un LMS in base alle esigenze della propria azienda: ci sono LMS in cloud in cui l’azienda ha l’accesso al materiale formativo per un determinato numero di utenti, ma non possono essere personalizzati, esistono LMS che vengono definiti come self-hosted poiché fruibili a fronte di acquisto di licenza da rinnovare annualmente e vengono scaricati dall’azienda, rimanendo non adattabili ed esistono gli LMS personalizzabili in base alle esigenze formative della propria realtà.

Noi di Allos, per esempio, affianchiamo i clienti nel percorso di change management e di ridisegno dell’esperienza formativa, predisponendo percorsi di sviluppo delle competenze e contenuti digitali a partire anche dai materiali usati per la formazione face to face. In alternativa, possiamo ideare e produrre contenuti formativi digitali assolutamente originali e personalizzati.

Attraverso poi la nostra consulenza in ambito Human Capital Management, potrai introdurre un Learning Management System (LMS) con SAP SuccessFactors Learning o SAP Litmos per gestire la distribuzione dei corsi on-line, l’iscrizione, il tracciamento delle attività (comprese quelle in aula, coaching, mentoring e on-the-job), le reportistiche (anche per la rendicontazione della formazione finanziata) e migliorare l’Employee Experience, guidando gli utenti ad utilizzare il nuovo sistema in modo semplice ed immediato con soluzioni di Digital adoption, come myMeta.