Incentive Plan: come crearne uno partendo da zero

L’Incentive plan è quel segmento del Compensation Plan che si occupa di premiare i collaboratori. Per un’attività svolta in passato? NO! Al raggiungimento di un certo grado di produttività concordato nel futuro.

Gli incentivi, infatti, diversamente dai bonus che riconoscono lavori passati, sono legati a particolari obiettivi o progetti futuri. Proprio per questo sono in grado, se ben studiati, di favorirne il raggiungimento. Grazie all’incremento dell’engagement e alla valorizzazione del potenziale di risorse spinte a dare il massimo.

Non solo:

ricompensare adeguatamente i top performer serve anche ad attrarre e trattenere in azienda i migliori talenti sul mercato, perché le persone sono più leali quando hanno motivo di esserlo.

Inoltre, i premi di gruppo che sanciscono l’eccellenza di particolari divisioni incoraggiano il lavoro di squadra e consolidano il team-building. Ma come ottenere tutti questi risultati auspicabili e migliorare i tuoi KPI, insieme ai ricavi aziendali? Per farlo, ti basterà seguire i seguenti step per implementare un Incentive Plan.

Incentive Plan: come crearne uno partendo da zero

1 – Identifica gli scopi del programma

Spesso, le imprese implementano gli Incentive Plan, senza sfruttarne a dovere il potenziale. Delle volte anche se col supporto delle migliori tecnologie per l’erogazione di Compensation Plan presenti sul mercato. La verità è che nemmeno le piattaforme leader funzionano se, dietro, non c’è la giusta strategia e progettazione. Magari rischiamo di essere ridondanti, ma consigliamo di individuare degli obiettivi: 

• Realistici e raggiungibili

Legare gli incentivi a traguardi poco chiari e troppo difficili da conseguire è uno degli errori più comuni. Comporta il calo del morale e la scarsa motivazione dei collaboratori.

• Allineati con i più generali fini d’impresa e in grado di aumentare i risultati di business

Le ambizioni della C-Suite possono essere diverse. La dirigenza può voler aumentare la produzione in generale o, al contrario, perseguire un incremento in singoli reparti o divisioni. Allineando gli obiettivi, potrai permetterti di assecondare questi particolari programmi e per garantirti un decision making più efficiente e consapevole.

Le più moderne suite di compensation e di Incentive Planning, oltre ad avere un’impostazione cloud e mobile friendly, sono:

• Nativamente integrati o integrabili con gli ERP aziendali e i sistemi di Performance Management. 

• Consentono di allocare il budget in modi diversi. A seconda delle performance dei singoli, dei team e delle varie divisioni organizzative.

• Semplificano l’adattamento dei piani incentivanti ai bisogni mutabili dell’azienda.

• Permettono di progettare diversi Compensation Plan con vari livelli

In questo modo, hai immediato accesso a tutti i dati sugli obiettivi raggiunti. Potrai inoltre comparare facilmente le metriche e correlare gli incentivi ai risultati. Modulando i calcoli in base a metodi statistici come le scale a intervalli o le interpolazioni lineari.

Potrai quindi stabilire i vari livelli, sia in termini di budget e linee guida che di retribuzioni. Una volta scelta la configurazione desiderata inoltre, sarà utile avere la possibilità di vederla subito concretizzata in un apposito template.

2 – Alloca il budget

Per le aziende mature che desiderano mantenersi competitive il budget si calcola in rapporto alle retribuzioni. L’ammontare si assesta intorno al 2% per arrivare fino al 10% della massa salariale totale. Soprattutto nel caso delle startup, invece, la regola è basarsi sui profitti. In ogni caso, le best practice prevedono di:

• Continuare a premiare adeguatamente i collaboratori anche nei periodi in cui i ricavi si abbassano.
• Non accontentarsi di chiedere l’approvazione della dirigenza o della divisione finanza. Buona prassi è consultare anche i singoli manager dei team interessati, per capire quali incentivi possono davvero motivare le persone.
• Deciderne l’ammontare. In questo caso, le migliori suite di gestione dei Compensation Plan possono aiutare. Grazie a funzionalità di calcolo snelle e flessibili che supportano tutte le metodologie. Sia quelle che prevedono di settare il budget per poi dividerlo (top down). Sia quelle che partono dal target per calcolare la spesa ed eventualmente correggerla (bottom up).

3 – Decidi i criteri di eligibility

I parametri, nelle nuove piattaforme di Compensation planning possono essere configurati facilmente. Ad esempio l’anzianità di servizio o l’appartenenza a una determinate categoria lavorativa o divisione aziendale. Per quanto riguarda la loro selettività, ricorda di:

• Allargare la platea per una strategia inclusiva

In questo modo, il successo dell’intera azienda risulterà condiviso. Sarà quindi più facile mantenere un clima unitario e una competizione sana.

• Evitare di disperdere il budget

Se l’ammontare degli incentivi viene diviso in un gruppo troppo ampio, il risultato sarà poco efficace. Soprattutto se lo scopo è riconoscere team o individui che si sono distinti per performance eccezionali.

4 – Individuare gli incentivi

Per procedere, i passaggi sono essenzialmente tre:

• Optare per il giusto mix

I sistemi premianti hanno diverse forme. Solitamente, per trovare quelli più adatti a motivare i collaboratori, si effettuano sondaggi ai vari livelli organizzativi. In base ai risultati, poi, si predispongono particolari mix retributivi. Agli incentivi finanziari in denaro o ai pacchetti azionari, si affiancano altri tipi di ricompense. La possibilità di decidere il tempo e il luogo di lavoro ad esempio. Così come le gift card rimborsabili o, ancora, le opportunità di crescita e formazione.

Anche in ragione di questa eterogeneità le migliori soluzioni di Compensation e Incentive Planning:

• Supportano diverse componenti incentivanti, come quelle a breve e lungo termine. Ma anche le promozioni, gli adeguamenti o i pagamenti forfettari, settabili utilizzando un unico foglio elettronico.

• Integrano specifiche linee guida e danno la possibilità di preimpostare direttive per decidere il livello di incentivi. Sulla base dei punteggi ottenuti nella valutazione annuale delle performance. Così come del livello lavorativo, della paga base o del suo ammontare medio di mercato (benchmark).

Differenziare le ricompense per i diversi target

Quello che motiva un certo team può non risultare ingaggiante per un altro. E lo stesso vale da individuo a individuo. Ecco perché apprezzerai le funzionalità dei nuovi sistemi di Compensation Plan che permettono di:

• Accedere ai profili dei singoli collaboratori. Per visualizzare dati dettagliati sulla loro storia retributiva e prendere decisioni più coerenti e informate
• Gestire gli incentivi con la giusta flessibilità, ottimizzando programmi ad hoc per determinati gruppi o mercati locali

Settare la timeline

Gli incentivi si dividono solitamente in: annuali, corrisposti solitamente alla fine del quarto trimestre e trimestrali. Questi ultimi utilizzati in particolare presso le imprese commerciali come premio alle vendite. Ma anche immediati, scelti da quelle organizzazioni che promuovono una cultura meritocratica. Queste organizzazioni, che implementano anche logiche di continuous feedback, non esitano a riconoscerli al conseguimento di risultati oltre la media.

Per gestire al meglio una questione delicata come il timing, e meglio affidarsi ad una soluzione di Incentive Plan. Grazie agli strumenti di previsione premi e riconoscimenti, potrai progettare e distribuire accuratamente i premi durante l’anno. Potrai permettere inoltre ai manager di inviare apprezzamenti con pochi click. E, ai lavoratori di riceverli in tempo reale, tramite notifica push sullo smartphone

5 – Promuovi e rendi trasparente l’Incentive Plan per favorire il massimo contributo

Perché possano beneficiare appieno del programma incentivante e tagliare i traguardi prefissati, i collaboratori devono capirne gli scopi. Oltre naturalmente a sapere come raggiungerli ed essere messi a conoscenza dei loro progressi.

Sarà dunque necessario instaurare con loro un dialogo efficace e continuativo e chiedere regolari feedback. In modo da misurare la loro soddisfazione e comprensione del piano. La mancata o insufficiente comunicazione, infatti, rischia di demotivare le risorse. E persino di generare aspettative irrealistiche su incentivi non sostenibili per l’impresa. Fortunatamente, le migliori piattaforme HR oggi ti permettono di

Comunicare chiaramente il valore reale offerto dal Compensation Plan

Per farlo, ti basterà inviare ai collaboratori resoconti personalizzati, con l’indicazione dei singoli componenti incentivanti.

Informare tempestivamente le persone degli Incentive Plan

Grazie a tools di comunicazione efficienti potrai pubblicizzare facilmente i programmi incentivanti. Così come spiegare dettagliatamente i criteri di attribuzione previsti per specifici target.

Assicurare la trasparenza

Approfitta dei template base per fornire report completi e semplici da capire. Rendi disponibile un help desk o un chatbot per chiarire le metodologie di calcolo dei bonus a dipendenti e manager.

Determinare i KPI e monitorare i risultati, per misurare il successo del piano incentivante

I parametri di valutazione dei risultati andranno ovviamente correlati agli obiettivi individuati inizialmente. Scegliere quelli giusti è indispensabile. Non solo per assicurare l’efficacia del Compensation Plan ma anche per individuare il suo impatto sui risultati di business. Indispensabile per dare impulso alla tua impresa.

Approfittare di report intuitivi e visuali

Adottando adeguate tecnologie, potrai inoltre analizzare senza sforzo decine di metriche rilevanti. Grazie ai relativi grafici che visualizzano immediatamente l’impiego del budget. Così come la Pay for Performance, l’andamento dei collaboratori e altri dettagli utili.

Altri vantaggi

Se l’azienda al momento auspica di: migliorare le performance e l’engagement, incrementare la produttività e favorire la responsabilizzazione, le metriche da tenere sott’occhio saranno diverse. Ad esempio potranno includere i ricavi netti, la customer satisfaction e il Quota Achievement. Quest’ultimo in particolare agisce da benchmark per la divisione Sales e il livello di completamento del progetto. Per misurarli, avrai naturalmente bisogno di adeguati strumenti di analisi. In modo da poter accedere a dati aggregati e pervasivi e a statistiche significative. Ottenendo così una visuale completa dell’impatto dei sistemi incentivanti

Altri vantaggi: le piattaforme di Incentive Pan

Le migliori piattaforme sul mercato permettono di indagare facilmente gli attuali metodi retributivi. Ad esempio attraverso semplici menu a discesa e a cascata. Inoltre, grazie alla loro integrazione con i diversi sistemi aziendali, puoi approfittare di informazioni dettagliate aggiornate in tempo reale. Sia su Compensation e incentivi, che sulla formazione ad esempio. Combinandole con dati aggiuntivi sul business, potrai ricavare Analytics complessi, che chiariranno il vero valore aggiunto dei piani incentivanti. Rapportando a esempio incentivi e profitti, potrai determinare in un attimo quali ricompense stanno veramente funzionando e giovando all’impresa.

6 – Effettua gli eventuali aggiustamenti e controlli

Sempre con l’impiego degli strumenti giusti, potrai evitare la scarsa produttivit. Inevitabilmente connessa all’utilizzo dei classici fogli di calcolo o a quelle soluzioni che si limitano a “reinterpretare” Excel. Le suite di Incentive e Compensation Planning infatti, snelliscono e velocizzano i flussi di lavoro e praticamente azzerano gli errori. Questo grazie ad API integrate che aggiornano automaticamente i dati da un’applicazione all’altra. Oltre alla possibilità per gli amministratori di sistema di avviare procedure di validazione. Tuttavia, ci sono altri fattori critici che dovrai tenere sotto controllo, come ad esempio:

L’obiettività delle valutazioni

La soggettività dei giudizi sulle performance da parte dei manager e il relativo bias nell’attribuzione dei premi può demoralizzare i collaboratori. Finendo per pregiudicare lo spirito di gruppo, l’Employee Experience, la cultura meritocratica e persino l’intera riuscita del piano incentivante.

Oggi, però, questi pericoli si possono tranquillamente evitare, semplicemente affidandosi alle tecnologie che:

• Sostituiscono i sistemi di calibrazione manuale con procedure automatizzate. Procedure che garantiscono la coerenza tra rendimento e retribuzione e favoriscono l’obiettività delle decisioni. Allineando la corresponsione e il livello degli incentivi al raggiungimento dei fini prefissati.
• Offrono filtri e raggruppano i dati rilevanti, come i punteggi di Performance Management e l’ammontare e la distribuzione dei pagamenti. Come? In griglie e grafici facili da leggere e consultare, per permettere immediati confronti tra i collaboratori. E quindi ad identificare facilmente quelli la cui retribuzione ha bisogno di essere ricalibrata.

La compliance

Le ingiustizie nell’elargizione degli incentivi non sono rischiose solo a livello di Employee Engagement e Retention. Sono rischiose anche sul piano legale. Il tuo Incentive Plan, infatti, dovrà attenersi a determinati requisiti di legge a assicurare il rispetto dei principi di bilancio e di giustizia e parità di trattamento. Anche in questo caso, comunque, le suite tecnologiche più avanzate possono facilitarti il compito grazie a:

• dati catturati automaticamente;
• tracciamenti delle modifiche con possibilità di risalire al responsabile e alle procedure di controllo previste a ogni step;
• possibilità di individuare subito eventuali discrepanze;
• report integrati sulla discriminazione e sulla compliance.

Hai trovato tutte le informazioni che ti servivano per creare un Incentive plan?

Come avrai capito, creare un programma incentivante che funzioni è piuttosto complesso. E non ha molto senso parlare di costruirlo da zero, perché la sua realizzazione richiede in realtà solide basi strategiche e tecnologiche. Le decisioni, infatti, non possono che basarsi su una consistente base dati e su un’infrastruttura capace di semplificare al massimo l’accesso alle informazioni e la loro analisi. Per non parlare della necessità di strumenti capaci di assicurare una comunicazione continua e strutturata con tutti i soggetti interessati agli incentivi.

Fortunatamente oggi esistono diverse suite che offrono questi vantaggi e, dunque, non ti resta che informarti e scegliere quella che più si adatta agli scopi della tua organizzazione. Scopri come possiamo creare un Incentive Plan insieme.