HRIS: la gestione evoluta delle risorse umane

Oggi, per costruire un’efficace HR Strategy non si può più prescindere dalla tecnologia digitale. L’implementazione di un buon HRIS (Human Resource Information System) semplifica il lavoro della Direzione Risorse Umane e permette di incrementare il business aziendale. Nelle grosse realtà, così come nelle Pmi, gestire il personale consta di diverse attività, alcune amministrative e altre di sviluppo delle Competenze e dell’Employee Experience.

Quest’ultimo ambito, di recente affermazione, si sta rivelando determinante per il successo e la competitività di qualsiasi impresa. La ragione è piuttosto intuitiva: un dipendente pienamente soddisfatto e motivato si rivela più produttivo.

Tuttavia, la migliore performance dei lavoratori non è l’unico risultato degno di nota di un processo di HR Strategy che tenga in considerazione la qualità dell’esperienza delle risorse umane in azienda. Coltivare l’Employee Experience attraverso un programma di HR Transformation infatti, è un investimento sul futuro per i seguenti 6 motivi:

1. la formazione continua sviluppa le competenze e i talenti di cui l’azienda potrà beneficiare;
2. l’attenzione alle esigenze e ai desiderata delle risorse umane genera benessere e senso di appartenenza;
3. il coinvolgimento e l’incentivazione al lavoro in team migliora le performance di business, ma anche le relazioni aziendali;
4. un dipendente soddisfatto è di fatto un ambassador dell’azienda;
5. l’utilizzo di un HRIS coinvolge personalmente i dipendenti nella Trasformazione Digitale dell’azienda;
6. Un HRIS ben gestito contribuisce efficacemente alla Talent Retention.

Nella costruzione di una strategia HR quando si affronta la fase di valutazione e di esplorazione dei software per le risorse umane o anche suite per le risorse umane, si incontra un altro acronimo ricorrente, HRMS sistema di gestione delle risorse umane (Human Resource Management System) che è importante distinguere, per comprendere al meglio tutti e 6 i motivi sopra elencati.

Molte persone usano HRMS e HRIS in modo intercambiabile e per una buona ragione, poiché entrambi i tipi di soluzioni aiutano le aziende a gestire la propria forza lavoro utilizzando una varietà di applicazioni e sistemi specifici e specializzati incentrati sulle risorse umane.

Eppure, per definizione, c’è una differenza tra i due, in particolare nei vari sistemi inclusi in ciascuno di essi.

Un HRMS è  una suite di software che le organizzazioni utilizzano per gestire le funzioni interne HR, che include un vasto spettro di processi che riguardano la vita dell’employee, sono uno strumento potente di gestione della moderna forza lavoro, capace di generare un output in termini di analytics che abbraccia una serie complessa di livelli.

Le piattaforme HRIS sono progettate per rendere operativa un’organizzazione rapidamente fornendo i sistemi, le applicazioni e le funzionalità HR più essenziali di cui la maggior parte delle aziende ha bisogno, mettendo a disposizione alle persone che ne hanno bisogno, le informazioni degli asset più preziosi di un’azienda.

La linea di confine è sfocata, possiamo dire che un sistema HRIS, a confronto con un HRMS, ha una copertura di domini e processi più semplificata, con un output in termini di analytics che va meno in profondità, secondo i puristi possiamo considerarli quindi come l’evoluzione delle soluzioni cloud per la gestione del capitale umano, dei software HR di ieri.

Le figure professionali che si occupano di Risorse Umane traggono enormi benefici dall’utilizzo delle soluzioni HRIS. Conosciamole meglio.

Cos’è lo Human Resource Information System?

L’HRIS è un sistema informatico per la gestione delle risorse, che copre tutti gli ambiti di responsabilità di una Direzione HR: recruiting, amministrazione del personale, retribuzione, resoconti, spese, formazione, gestione competenze e talenti, ecc…
I migliori sviluppatori in questo campo organizzano l’HRIS in moduli personalizzabili, sicuri e aggiornabili automaticamente dal punto di vista delle normative di settore.

Soprattutto le aziende più grandi e complesse necessitano di poter lavorare in maniera collaborativa tra più sedi, semplicemente attraverso una connessione Internet. Per questo, la soluzione software online è senza dubbio la più agile e la preferita: un portale HR sviluppato in ambiente Cloud, per esempio, permette ai dipendenti di tutte le sedi di una multinazionale di utilizzare lo stesso semplice strumento.

HRIS e digital transformation

Veicolare la digitalizzazione all’interno delle imprese è la grande responsabilità delle moderne Direzioni HR.

Nella attuale gestione delle Risorse Umane è il concetto stesso di dipendente ad essere cambiato: da semplice forza lavoro, oggi i lavoratori sono considerati fattori strategici per le aziende. Nell’era 4.0, quindi, le direzioni HR hanno il compito di motivare e coinvolgere le Risorse Umane, sia per quel che riguarda i progetti di business aziendale, sia in relazione alla Trasformazione Digitale, che interessa le imprese di qualsiasi tipologia e dimensione.

L’HRIS coinvolge i dipendenti in una gestione attiva e digitale della propria carriera professionale, stimolando anche l’uso di moduli di social collaboration.

La Trasformazione Digitale e la Talent Retention

Le iniziative di Digital Transformation devono tenere in conto e potersi adattare ai diversi profili di cui si compone un’organizzazione, per questo una strategia globale HR deve prevedere un’attenzione specifica anche alla Talent Retention, per non rimanere un passo indietro rispetto ai competitor e soprattutto rivolgendo un pensiero dedicato alle risorse più giovani.

Chi si approccia oggi al mondo del lavoro per la prima volta, in questa particolare fase storica dovuta alla pandemia, ha subito un doppio shock:

1. passare dall’università al mondo del lavoro
2. passarci in questa modalità molto diversa da quella tradizionale, in alcuni casi avviando nuovi rapporti di collaborazione lavorativa anche completamente virtuali, da remoto, vivendo un’esperienza di certo completamente diversa rispetto a ciò che ha formato i profili senior.

Per questo le strategie di talent retention devono prevedere delle forme di condivisione, seppur smartizzate, per riuscire a capire il reale feeling dell’employee, non solo, per sondare se alle persone sono chiari gli obiettivi aziendali, se si sentano parte di un gruppo, e capire quali sono le aspettative, è fondamentale quindi organizzare checkpoint costanti per monitorare il livello di chiarezza e ricezione degli obiettivi aziendali e prevedere momenti di confronto, reverse mentoring e di knowledge sharing, tutto questo avrà un apporto in termini di senso di appartenenza, che a sua volta avrà un impatto positivo sul rendimento e il raggiungimento degli obiettivi di business.

HRIS, candidate experience ed employee experience

I modelli di gestione HR attuali incrementano il valore dei lavoratori sin dalle fasi di recruitment. È molto importante che sia le risorse selezionate che quelle entrate in contatto con l’impresa per un colloquio mantengano un buon ricordo della propria esperienza. La Brand Reputation nei confronti di tutti gli stakeholder, infatti, si trasforma in business e dipende anche dalla candidate ed employee experience. È compito degli HR Manager coltivare questo aspetto.

Per raggiungere i migliori obiettivi in questo senso è determinante creare una strategia innovativa, basata su un approccio data-driven.

Per estrarre il valore di queste esperienze è possibile implementare i moduli di Organizational management dell’HRIS, che permettono:

• di gestire e armonizzare globalmente dati anagrafici e amministrativi;
• di abilitare HR & people analytics.

Come scegliere un tool di HRIS: il parere di Allos

Un HRIS è uno strumento efficace e potente se risponde alle quattro tecnologie della Trasformazione digitale:

• social
• mobile
• Intelligenza artificiale
• Analytics

Sul mercato esistono molte soluzioni hi-tech per la gestione della HCM, tuttavia i sistemi più flessibili e performanti sono certamente quelli sviluppati in Cloud ed erogati come Saas.

Ogni azienda fa storia a sé: per sviluppare l’HRIS, il supporto di una HR Innovation company come Allos assume un’importanza strategica fondamentale, non solo per disegnare la HR strategy più adeguata, ma anche per ricevere consulenza e affiancamento quando si desideri mettere a fuoco gli obiettivi e disegnare la propria roadmap di Digital HR Transformation.