SAP Concur: Gestione Smart delle Spese Aziendali

In tempo di remote working e di Trasformazione Digitale, le aziende iniziano ad apprezzare i vantaggi di una gestione totalmente automatizzata di alcune attività.

In particolare, tra lockdown e riaperture, non c’è mai stato un momento più critico nel quale tenere sotto controllo l’andamento spese. La visibilità sulle spese è passata da consequenziale a cruciale e soprattutto dal punto di vista amministrativo, sussistono procedure che richiedono molto tempo incidendo sulle performance generali dell’impresa. Tra queste c’è la gestione delle note spese.

Indice:

• Tra procedure da digitalizzare e HR Execution
• La partnership Allos – SAP Concur per la gestione intelligente delle spese
• L’app mobile per la gestione di spese e trasferte

Tra procedure da digitalizzare e HR Execution

Prendiamo ad esempio la gestione delle trasferte professionali e dei rimborsi delle spese di vitto, alloggio, trasporti e indennità in una realtà produttiva con un gran numero di figure itineranti:

• la mole di documentazione cartacea da abbinare agli addebiti rischia di impegnare più di una risorsa per molte ore al mese;
• la spesa e il rimborso non sono attività sincrone, perché il dipendente spende, rientra in sede, organizza le ricevute, le consegna al collega preposto e, può capitare, le stesse spesso non soddisfano le policy aziendali. Inoltre, ora che in certi casi non è più possibile frequentare la sede aziendale abitualmente per via del Covid, i tempi di rimborso si sono allungati ulteriormente.

Ovviamente l’esempio è generale, perché i tempi di rimborso variano da una realtà all’altra, tuttavia, in ogni azienda:

• i flussi di cassa non permettono mai di avere una visione reale della situazione contabile;
• si verificano errori umani, che gravano sulla cassa e spesso dilatano anche i tempi di lavorazione;
• c’è sempre il rischio di potenziali non conformità.

Insomma, gestire le spese del personale che opera temporaneamente fuori sede, persino ora che la pandemia ha ridotto il numero delle trasferte, è oneroso sotto tutti i punti di vista.

Quanto descritto non è che un esempio di cattiva Execution, cioè di procedure sistematiche aziendali non adeguatamente efficienti e/o disciplinate, sia dal lato operativo che di gestione delle Risorse Umane.

Una Execution eccellente, al contrario, rende più semplice, fluido, veloce e conveniente il percorso gestionale e/o operativo stabilito dalla strategia aziendale.

Nel nostro esempio, dunque, la domanda vera da porsi è: come si può migliorare l’Execution della gestione note spese?

La risposta non può che venire da uno specialista in Digital HR Transformation come Allos: “Implementando una soluzione tecnologica capace di ottimizzare l’attività amministrativa, aumentando anche il ROI e la soddisfazione degli utenti, attraverso una Employee Experience migliorata”.

La partnership Allos – SAP Concur per la gestione intelligente delle spese

Avere una visione in tempo reale delle spese di viaggio e disporre di dati utili per ottimizzarle sono vantaggi da perseguire senza indugi. Altrettanto vantaggioso è liberare risorse da impiegare in altre mansioni.

In qualità di HR Innovation Company, Allos affianca le aziende in progetti HR ad alto contenuto di valore, utilizzando le più avanzate tecnologie disponibili sul mercato.

Ecco perché, oltre 10 anni fa, Allos ha scelto di entrare nel Mondo SAP attraverso un accordo di Reselling delle sue soluzioni Cloud.

In particolare, SAP Concur consente la gestione «best of breed» di tutti i principali processi e servizi per la gestione delle trasferte in azienda. Con un’esperienza intuitiva e flessibile ed una gamma ampissima di controlli e comportamenti su campi e processi, SAP Concur è in grado di soddisfare le esigenze di oltre 13.000 aziende mondiali con travel policies e modelli di gestione delle trasferte completamente differenti.

Le aziende che in quest’ultimo anno sono riuscite ad agevolare il passaggio al digitale introducendo in azienda sistemi integrati di gestione, interpretazione e archiviazione dei dati, hanno potuto assistere ad un importante incremento della produttività dei dipendenti e della fidelizzazione dei clienti.

E in ambito di spend management? Come è possibile ridurre i costi grazie alle nuove tecnologie?

La digitalizzazione non corre in soccorso soltanto degli ambiti finanziario, produttivo o analitico in azienda, ma anche di quello gestionale. Nello spend management, digitalizzare significa adottare soluzioni tecnologiche agili, innovative e integrate che permettano di abbassare le spese, automatizzando azioni che altrimenti impegnerebbero tempo e risorse, e garantendo una migliore efficienza e sicurezza di tutti i processi.

L’app mobile per la gestione di spese e trasferte

Tornando al nostro esempio, SAP Concur è il software di gestione che Allos utilizza per migliorare la gestione delle trasferte, delle note spese e dei rimborsi.

La soluzione, fruibile anche attraverso una App e quindi in piena portabilità su qualsiasi device mobile, consente di acquisire i dati delle spese nello stesso momento in cui queste vengono effettuate. Difatti gli addebiti delle carte di credito vengono inseriti automaticamente nel sistema.

Una semplice foto scattata con lo smartphone, poi, genera ricevute elettroniche immediatamente disponibili: tale operazione è sufficiente per abbinare il documento al relativo addebito, semplificando enormemente la gestione dell’attività.

Dal punto di vista contabile, poi, la soluzione funge da perfetta torre di controllo, segnalando il raggiungimento dei massimali di spesa, eventuali errori o comportamenti non conformi al regolamento aziendale. In questo modo si garantisce sicurezza e controllo delle spese, aumentando la trasparenza ed il monitoraggio delle fatture contro gli ordini di acquisto per essere più consapevoli delle passività e dei risparmi, migliorando la redditività ed anticipando i problemi prima che si aggravino.

SAP Concur, inoltre, si integra perfettamente con i sistemi ERP, HR e di gestione contabile già in uso in azienda, creando un sistema di gestione unico, in grado di migliorare l’esperienza d’uso per tutti gli utenti e di agire in modo concreto verso gli obiettivi di sostenibilità. Non è infatti da sottovalutare il notevole impatto dell’eliminazione della documentazione cartacea a tutti i livelli del processo: risparmiando tempo e spazio, archiviando tutte le informazioni necessarie in un’unica piattaforma facilmente navigabile, si sarà compiuto un gesto davvero sostenibile nei confronti dell’ambiente.

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