Digital Workplace: cos’è e perché non possiamo farne a meno

Cos’è il Digital Workplace oggi? L’evoluzione tecnologica ci ha cambiato la vita, modificando radicalmente le nostre abitudini quotidiane e persino il nostro modo di gestire i rapporti. E l’ambito professionale non è stato certo risparmiato da questa rivoluzione che, invece, ha contribuito a renderla ancora più pervasiva.

Basti pensare a come è mutata l’organizzazione del lavoro e a come i classici concetti di luogo e orario. Questi un tempo scandivano i giorni feriali, ora, grazie ai nuovi strumenti informatici sono invece diventati più fluidi e meno vincolanti. Oggi ciò che conta non è più stare in ufficio per almeno otto ore ma scegliere l’ambiente e il momento giusto per ottenere determinati risultati.

Come possiamo definire oggi il Digital Workplace?

Il Digital Workplace è pensato proprio per agevolare il raggiungimento degli obiettivi e per migliorare il benessere e la produttività. Ma è anche molto più di questo, è l’intera esperienza di lavoro mediata e potenziata dalla tecnologia. L’universo della People Experience.

Il Digital Workplace in pillole

Il Digital Workplace, basandosi sulla tecnologia, per sua stessa natura è in continua evoluzione. Inoltre, è un concetto talmente ampio da interessare tutti i settori e ogni livello lavorativo. Anche per questo le sue definizioni, più che risultare univoche, tendono a concentrarsi su aspetti diversi.
Vediamo insieme alcuni concetti che lo caratterizzano:

• Efficienza e libertà

Uno dei “ritratti” più famosi è quello offerto da Miller che, in The Digital Workplace: How technology is liberating work, si è focalizzato sull’evoluzione di un ambiente lavorativo sempre più fondato su presenza digitale, governance ed efficienza.

• Consumerization

Anche Matthew Cain, già durante il Gartner Digital Workplace Summit del 2015 aveva chiarito la sua idea in merito alla costruzione del Digital Workplace di successo. Il Digital Workplace di Cain presupponeva una “strategia continua e intenzionale volta a procurare un ambiente informatico consumerizzato che, ammettendo l’uso di dispositivi personali sul luogo di lavoro, è in grado di renderlo più innovativo e flessibile”.

• Ambiente persona-centrico

Il Digital Workplace ideale? Un luogo dove la felicità e l’engagement dei collaboratori si ottengono fornendo l’informazione giusta alla persona giusta al momento giusto. In una logica di completa adattabilità, sfruttando le possibilità che ci offre oggi l’intelligenza artificiale.

Digital Workplace: una visione olistica

Il cambiamento di paradigma col Digital Workplace

Se da un lato tutte le spiegazioni riportate sono plausibili, dall’altro il Digital Workplace rappresenta qualcosa di più ampio. Qualcosa che implica un vero e proprio cambiamento di mentalità delle imprese. Si tratta, infatti, di una vera e propria rivoluzione culturale. E come tale richiede lo sviluppo di nuovi modelli organizzativi meno centralizzati e più orientati all’utilizzo di tools Social Collaboration.
Attraverso l’utilizzo di strumenti informatici, che devono essere necessariamente mobile e user friendly, verrà facilitata la reperibilità delle persone e delle conoscenze. Ad esempio attraverso la creazione di forum dove chiedere chiarimenti e community costruite sulla base di profili e competenze. Sarà possibile far circolare la conoscenza velocemente, condividendo link, file, immagini e informazioni. Tutte le comunicazioni aziendali potranno arricchirsi da qualsiasi fonte di contenuto, ma saranno comunque protette verso l’esterno. Sarà sempre più possibile stabilire e rafforzare relazioni significative all’interno dell’azienda e stare connessi coi colleghi di altre sedi o da remoto.

I benefici del Digital Workplace per la People Experinece

Il Digital Workplace rappresenta un’opportunità sia per le imprese in generale che per le divisioni HR. Permette infatti, ad esempio, di superare definitivamente la logica dei silos, consente di monitorare gli obiettivi e valorizza le persone, arginando la fuga dei talenti.

• Aumenta la produttività

Come dimostra un recente studio promosso da Avanade e condotto da Wakefield Research su 500 executives e responsabili IT di tutto il mondo, il Digital Workplace è in grado di migliorare significativamente le performance del business. Gli intervistati infatti, per il 67% hanno citato come effetto l’aumento della produttività e per il 43% l’incremento dei ricavi. Inoltre, l’88% delle imprese descritte come più produttive rispetto ai concorrenti avevano adottato almeno uno strumento di Analytics o di Social Collaboration.

• Migliora il recruitment e i tassi di retention

Secondo lo steso studio, il 63% degli intervistati dichiarava un ritorno positivo degli investimenti fatti in strumenti di social collaboration anche sulla retention. Non a caso, tra i vantaggi di questi ultimi il 53% del campione ha elencato un migliore employee engagement.
Il dato è supportato anche da uno studio di Gartner, che vede le organizzazioni promotrici della cultura di libertà di scelta dello stile lavorativo, accrescere i tassi di retention di oltre il 10% entro il 2020.

• Facilita l’orientamento strategico

Il Digital Workplace è anche uno straordinario mezzo per raccogliere dati. Dati che permettono di misurare i risultati e di pianificare concrete strategie per migliorarli. Sotto questo aspetto, la ricerca di Avanade ha dimostrato che il 62% delle aziende ha già adottato adeguati strumenti di analisi. La ricerca evidenzia inoltre che il 77% pensa di fare ulteriori investimenti a breve.

Il Digital Workplace in pratica

È opinione comune che le imprese che vogliono avere successo non possano lasciarsi sfuggire le opportunità offerte dalla trasformazione digitale. D’altro canto, molte aziende sono tuttora dubbiose su come progettare il tanto desiderato Digital Workplace. Nonché su come promuovere pratiche lavorative agili, efficaci e capaci di rafforzare l’engagement.
Un primo chiarimento a questi dubbi è arrivato durante un’edizione della prestigiosa conferenza ICIS (International Conference on Information Systems). Il professor Sebastian Köffer ha infatti presentato uno studio sulle principali ricerche fatte sul tema in ambito accademico. La review ha messo in evidenza quattro principali argomenti di ricerca: Collaborazione, Conformità, Mobilità e Stress e sovraccarico. Vediamone insieme un accenno:

• Collaborazione

Gli studi analizzati confermano che l’uso degli strumenti di Social Enterprise nelle organizzazioni migliora l’interazione tra i dipendenti. Anche grazie ai sempre più sofisticati device mobile friendly. Tuttavia, la pura presenza dei tools non basta ad assicurare un clima di collaborazione all’interno dell’azienda. Per ottenerlo, i manager devono impegnarsi in prima persona, dando l’esempio nel gestire comunicazioni efficienti attraverso questi strumenti.

• Conformità

Le persone, per comunicare e essere più produttive, sono inoltre portate a utilizzare strumenti che non hanno ricevuto l’approvazione formale dell’impresa. Questo comportamento, secondo gli studi sottoposti a review, può essere visto come un’opportunità. L’expertise già consolidata infatti rappresenta sicuramente un vantaggio in termini di performance ma anche di saving.

Gli strumenti non approvati potranno essere gestiti stabilendo delle linee guida più o meno strutturate. Per garantirne un utilizzo sicuro, le HR dovranno prevedere un periodo di training e formulare linee guida concrete e facili da interpretare. Molti studi hanno infatti dimostrato la maggior parte delle violazioni delle policy derivano dalla mancata conoscenza o dalla cattiva comprensione.

• Mobilità

Il Digital Workplace si regge per una buona parte sui dispositivi mobili. Spesso, per lavorare, le persone usano le stesse strumentazioni e applicazioni sfruttate nella vita privata. Questa tendenza, denominata IT consumerization, può avere effetti positivi sulle performance. Perché i collaboratori hanno la possibilità di sfruttare il know-how precedentemente acquisito per svolgere le loro mansioni.
D’altra parte, i ricercatori hanno chiarito che un miglior match tra il tipo di tecnologia mobile impiegata e le necessità lavorative conduce a un aumento della produttività. Sempre a patto che sia accompagnato da una formazione puntuale e pervasiva. Il mobile work, infatti, non è ancora abbastanza maturo. Persino le nuove generazioni, nonostante risultino sicuramente più esperte in materia, vanno supportate su app specifiche o appena adottate.

• Stress e sovraccarico

Ovvero il lato oscuro delle nuove tecnologie che permettono di rimanere connessi 24 ore su 24. Infatti la teconologia da un lato garantisce una migliore flessibilità, dall’altro aumenta i fattori di rischio stress-correlati. Perché porta le persone a faticare maggiormente nel porre una netta linea di demarcazione tra lavoro e vita privata. Ecco perché gli studiosi consigliano di definire chiare regole, ad esempio per stabilire la reperibilità per le chiamate aziendali. E di adottare software in grado di organizzare i messaggi con logiche di priorità.

Un Digital Workplace a misura d’uomo è tale se alla base è stata fatta una buona dalla targettizzazione delle personas. Segmentandole a seconda dello stile comunicativo e della suscettibilità alla violazione della privacy. Un altro fattore di successo è inoltre la promozione di una forte cultura di mutuo aiuto e di accettazione dell’errore. Per la quale sia normale frequentare forum e chiedere assistenza IT ai colleghi, anche per correggere il tiro in corso.
I ricercatori, inoltre, consigliano di valorizzare le soft skills delle risorse con meno contatti e di aiutare i manager che ne hanno devono affrontare il potenziale overload comunicativo.

Il Digital Workplace come spazio collaborativo virtuale e fisico

Nonostante sia incentrato sulle tecnologie virtuali, il Digital Workplace rimane anche un luogo fisico che, come ricorda Gartner nella ricerca citata, se curato a dovere può potenziare l’engagement, accrescendo la produttività e la soddisfazione dei lavoratori. Per ottenere questo risultato, i leader dovranno incentivare la collaborazione tra i manager IT e i responsabili delle HR. I primi avranno la responsabilità di fornire l’infrastruttura software e di rete per garantire l’interazione e i secondi dovranno realizzare la base per la UX, capace di arricchire l’employee experience.

• Disegnare un Digital Workplace per attrarre i talenti

Come rimarcato dalla ricerca, le qualità fisiche di uno spazio possono favorire o disincentivare atteggiamenti creativi o collaborativi. E, dato che solo l’11% degli intervistati si è detto completamente soddisfatto del proprio luogo di lavoro, Gartner suggerisce di ripensare i nuovi uffici digitali. Dotandoli per esempio di dispositivi AI, ma anche di genius bar, che favoriscano i contatti tra dipendenti e manager IT.

• Creare uno spazio flessibile

La crescita del telelavoro e delle collaborazioni con team distanti obbliga a progettare degli ambienti flessibili e di co-working che, al bisogno, possano accogliere anche i collaboratori che di solito lavorano in altri luoghi. Questi spazi andranno adeguatamente monitorati, grazie a tecniche di journey mapping che permettano di capire quali individui usano determinati spazi e per quali attività.

Il Digital Workplace non rappresenta solo una nuova modalità lavorativa: è soprattutto un approccio che rivoluziona relazioni e obiettivi, in vista della crescita della produttività e del benessere dei collaboratori. La sua adozione, però, richiede un’adeguata pianificazione e l’impegno dell’intero team aziendale, a partire dal HR Management.
L’evoluzione dei processi, infatti, non può che basarsi su un forte ingaggio delle HR.  Grazie al loro know-how infatti, le HR sapranno facilitare la condivisione di conoscenze e competenze e verso la “choose-your-own-work-style culture” auspicata da Gartner.

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