Digital Workplace: come implementarlo migliorando produttività e People Experience

Molto più di una intranet: il Digital Workplace supera la classica infrastruttura di rete, arrivando a comprendere tutti gli strumenti virtuali, accessibili da ogni luogo o device, utilizzati in ambito professionale. Ma più che un insieme di tools, questo ambiente configura una nuova impostazione, destinata a valorizzare le risorse, in un’ottica di People Centricity e di accrescimento delle performance di business.

Il modello operativo: una metafora per orientarsi nella sua evoluzione

L’ambiente lavorativo digitalizzato è un concetto piuttosto fumoso e, per facilitare la comprensione, possiamo usare la metafora dell’evoluzione del mercato, distinguendo 4 funzionalità: la condivisione delle informazioni e policy (downward communication), la collaborazione anche attraverso l’extranet e i social media (peer to peer communication), l’accesso ad applicazioni come piattaforme e-learning e CRM e la strutturazione e diffusione dei diversi tools. Questa concettualizzazione ci porta a definire 5 contesti:

1. Ambiente digitalizzato primitivo

Assimilato ai mercati di paese, è composto da tanti piccoli siti indipendenti che offrono informazioni basilari e non è più consono nemmeno alle micro aziende.

2. Intranet non integrate con i software di management

Paragonate alle città che affiancano mercati, negozi e i primi servizi extra commerciali, si adattano alle PMI che privilegiano il faccia a faccia e hanno poche risorse per l’infrastruttura virtuale.

3. Portali interconnessi

Caratterizzati da alta strutturazione e database organizzati, sono simili ai supermercati e ideali per le imprese che puntano soprattutto sull’accesso alle informazioni.

4. Contesti strutturati con scarsa collaborazione

Come nei centri commerciali, tutto è efficiente, comprese le app utili ai lavoratori, ma manca la partecipazione ai forum e blog, visti come eterodiretti. Questa configurazione si addice a grandi imprese che puntano al controllo dei costi.

5. Ambiente caratterizzato dalla People Centricity

Simile ai centri cittadini, meno efficiente degli shopping centre ma più innovativo, utilizza strumenti non ufficiali come gli smartphone e si adatta alle imprese con funzioni o unità autonome, desiderose di migliorare le comunicazioni e abbattere le barriere.

Per implementare il giusto ambiente digitalizzato, dovrai trattarlo come un piano urbanistico che contempera diversi bisogni:

• Business strategy: Considera il ruolo che l’ambiente digitalizzato giocherà nel perseguimento dei fini aziendali.
• Capitale umano: Il giusto blend tecnologico è quello che agevola e combatte le frustrazioni dei dipendenti.
• Cultura: Valuta la cultura aziendale: se è basata su coesione e direzione dall’alto, considera il pattern da centro commerciale.
• Scala: Nelle piccole imprese certi servizi vengono gestiti meglio di persona che col self-service virtuale, per contro, la digitalizzazione di servizi da fruire in self-service porta ad abbattere l’utilizzo della carta e quindi, su ampia scala, si inserisce concretamente ed efficacemente negli obiettivi di sostenibilità

Cosa puoi fare come professionista delle risorse umane

Come HR professional puoi fare molto per la digitalizzazione del tuo ambiente di lavoro.

• Incentiva la collaborazione: I nuovi strumenti digitali e software di management superano i silos e vanno implementati col contributo delle funzioni communication, IT e marketing.
• Individua o assumi i leader: Il processo va pianificato e diretto da community manager con apposite competenze.
• Trova la strategia giusta: Quella adatta alla tua azienda dovrà conformarsi ai suoi obiettivi: se l’innovazione viene agevolata da comunicazioni diffuse e ambienti poco strutturati, la ristrutturazione richiede insistenza sulla condivisione delle policy, mentre il senso di appartenenza si instaura più facilmente con una intranet unica e con strumenti di partecipazione come i forum.

Come avrai capito, per sposare la prospettiva digital dovrai predisporre un’attenta progettazione. Ma il gioco vale sicuramente la candela perché alla fine, insieme alla People Experience, miglioreranno anche i tuoi KPI.