Digital Workplace: la Trasformazione Digitale Spiegata

“L’ufficio fisico è morto, lunga vita al Digital Workplace!”

Se questa locuzione (ovviamente mutuata da “The King is dead, long live the King!”) ti sembra azzardata, se pensi che sia prematuro dismettere il concetto di luogo di lavoro fisico a vantaggio di uno spazio virtuale, se credi che il Digital Workplace sia un ambito frequentato solo da esperti informatici, mi duole dirti che forse non sei ancora pronto per la Trasformazione Digitale della tua azienda.

Non importa se:

• il tuo dipartimento IT ha sviluppato una Intranet efficace;
• l’utilizzo di software gestionali ha consentito di digitalizzare molte attività;
• i tuoi dipendenti sono tuttora in smart working.

La Trasformazione Digitale è prima di tutto una rivoluzione di pensiero. Lo sviluppo delle strategie di digitalizzazione e l’evoluzione delle aspettative dei dipendenti richiedono soluzioni ridisegnate, un vero e proprio trasloco dal tuo ambiente abituale, se pur fortemente informatizzato, a un Digital Workplace, appunto.

Gli Executive si aspettano che la Digital Transformation migliori le prestazioni aziendali, mentre i dipendenti aspirano ad un’esperienza che rifletta la personalizzazione, la velocità e la connettività a cui sono abituati come consumatori, al di fuori del lavoro. Rispetto a tre anni fa, due terzi dei collaboratori si aspettano opzioni più facili per completare le attività di routine e sistemi più intelligenti per anticipare meglio le loro esigenze.

Una Digital HR Transformation di successo si concentra sul miglioramento della employee experience, in cui il Digital Workplace rappresenta l’unico punto di accesso all’esperienza digitale in azienda, progettato per accelerare e sostenere le prestazioni ed i processi durante tutto l’Employee Journey.

Come esperti di HR Strategy, di change management e di innovazione nel campo della gestione delle Risorse Umane, noi di Allos possiamo accompagnarti in un percorso di avvicinamento e implementazione di un vero Digital Workplace. Scoprirai che è certamente un buon modo di iniziare a comprendere e a impostare la tua reale transizione al digitale.

In primis occorre definire il concetto di Digital Workplace.

Cos’è un Digital Workplace

Un Digital Workplace è un paradigma tecnologico, cioè un sistema che permette di gestire l’intera attività produttiva in chiave digitale. È un luogo di lavoro privo di confini, un ufficio virtuale al quale il dipendente può accedere in ogni momento, da qualsiasi luogo, anche da device portatili (laptop, smartphone, tablet), e nel quale può trovare le informazioni che cerca, sempre aggiornate in real time.

Immaginiamolo pure come una scrivania ubiqua, nello spazio e nel tempo, oppure come un ecosistema nel quale le persone, la tecnologia e tutti i processi aziendali sono sempre perfettamente allineati.

In sintesi, il Digital Workplace è un ambiente informatico sicuro, semplice da utilizzare (quindi alla portata di tutti), nel quale è possibile:

• comunicare attraverso soluzioni di social collaboration, instant messaging, videoconference e audio;
• gestire informazioni sempre sincronizzate;
• scambiare ogni tipo di file, in ambiente protetto dai cyber attacchi
• accedere ai processi nell’ambito della propria attività

Per le sue caratteristiche, inoltre, il Digital Workplace rappresenta l’opportunità di:

• rivoluzionare la Employee Experience;
• aumentare la produttività;
• rafforzare l’identità di gruppo e stimolare la retention dei Talenti.

Il Digital Workplace rappresenta quindi una strategia aziendale per stimolare il trasferimento e lo sviluppo delle competenze e del know-how, attraverso cui aumentare il coinvolgimento e la produttività. Non potrà essere quindi un’iniziativa guidata solo dalla funzione IT; affinchè il Digital Workplace sia concretamente in grado di aumentare l’efficacia dell’azienda, anche a supporto del core business, la sua progettazione ed il suo mantenimento richiedono una sinergica collaborazione e input da varie funzioni, comprese le Risorse Umane, il Facility Management e le Operations.

Ma procediamo con ordine e cerchiamo di capirne di più.

Intranet e Smart working da soli non fanno un Digital Workplace

La pandemia ha costretto milioni di lavoratori al lavoro da remoto e non è raro, né incomprensibile, che si pensi alla scrivania di casa come a un Digital Workplace. Di fatto, non è così. Le differenze sono sostanziali.

L’Intranet e il lavoro agile non sono che componenti del più vasto concetto di Digital Workplace.

La “scrivania virtuale”, infatti, si prefigura e si sostanzia attraverso tante diverse tecnologie e approcci al lavoro: soluzioni UCC (Unified Communication and Collaboration), mobile, content management, social collaboration, Cloud, Intranet, mobilità, lavoro agile… Insomma, il Digital Workplace si costruisce su piattaforme contenenti soluzioni di virtualizzazione, connettività, cloud e enterprise mobility, concetti e tecnologie connessi e coerenti tra loro.

Al contrario, l’Intranet rappresenta solamente una rete aziendale privata, non adeguata alle mille necessità operative di un lavoratore svincolato dallo spazio e dal tempo; lo smart working, invece, non è che una diversa modalità di lavoro rispetto al passato, supportata dalle nuove tecnologie, utilizzabili in qualsiasi luogo, come i device portatili (laptop, smartphone, tablet). Pur essendo una recente conquista per molti, se vogliamo, lo smart working è un “antenato concettuale” del Digital Workplace.

Come e perché il Digital Workplace cambia l’employee experience

Lavoratori sempre più smart, liberi, coscienziosi, coinvolti.
Eliminando vincoli fisici e temporali e migliorando il flusso delle informazioni e della comunicazione, il Digital Workplace consente ai dipendenti di:

• bilanciare meglio la sfera privata e quella professionale;
• aumentare il senso di responsabilità e la motivazione;

Ma c’è di più: se l’impresa costruisce il Digital Workplace mettendo al centro le esigenze e il benessere aziendale dei collaboratori, può ottenere:

• un incremento della produttività;
• la trasformazione dei propri collaboratori in veri ambasciatori del marchio (brand ambassador);
• l’attrazione ed una maggiore retention dei migliori talenti;
• un canale strutturato per far emergere la people voice

Esistono strumenti in grado di coniugare i vantaggi di un Digital Workplace oltre a garantire una migliore employee experience? La risposta è sì.

La soluzione scelta da Allos è la Suite di Human Experience Management SAP SuccessFactors la quale, per esempio, abilita programmi di HR Transformation, rinnovando l’architettura dei processi HR, integrando dati e fornendo analytics utili ad evolvere gli orizzonti di ogni persona in azienda e accrescerne il valore aggiunto, consentendo al contempo di creare ambienti di Digital Workplace (SAP Work Zone for HR). Attraverso la stessa piattaforma, si possono veicolare anche programmi di formazione, digital onboarding e di mentorship, permettendo un perfetto knowledge management e piani di sviluppo di carriera.

Quale governance per un Digital Workplace?

Nel ripensare l’organizzazione affinché sia più agile e pronta ad affrontare le continue sfide del mercato è proprio la funzione HR a rivestire un ruolo fondamentale. Svincolare la produttività dalla logica dell’ufficio fisico, però, comporta che anche l’organizzazione aziendale e manageriale debba cambiare: l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano 2021, per esempio, ha messo in evidenza la necessità di un management che valorizzi il raggiungimento degli obiettivi e l’ottima propensione dei lavoratori nei confronti del Digital Workplace. La governance del Digital Workplace, dunque, cambia forma, ma non sostanza o allocazione.

Digital Workplace e comunicazione interna

Secondo Gartner, entro il 2026, il 25% delle informazioni e delle conversazioni che i dipendenti elaboreranno, sarà promosso algoritmicamente o retrocesso e questa percentuale crescerà fino al 50% nel 2030. (Four Principles Digital Workplace Leaders Need to Help Workers Get Past Information Overload – Craig Roth – Gartner 2021)

Promuovere un’atmosfera positiva, all’interno della quale il dipendente possa realizzarsi e sentirsi parte di un gruppo, oltre a garantire un efficace accesso alle risorse aziendali e di sviluppo delle competenze, è possibile anche integrando piani editoriali specifici per la gestione della comunicazione interna, da veicolare all’interno del Digital Workplace, integrando logiche utili a governare il complesso di informazioni che gravitano nell’organizzazione.

Migliorare la comunicazione passa quindi dalla necessità di creare ambienti partecipati, in cui offrire servizi di valore e contenuti di interesse per le persone, in modalità multi-device (tablet, smartphone), per consentire l’accesso, il dialogo ed il coinvolgimento, alimentando e rendendo “viva” quella che può essere considerata la “piazza” virtuale dell’azienda.

Smart working e digital workplace

Un Digital Workplace per il dipendente è un’agevolazione concreta in termini di procedure, che consente di modificare la percezione di distacco dal luogo fisico, anzi, nasce per farlo sentire parte di una famiglia lavorativa -che poi è il Brand- oltre che per consentire di risparmiare tempo che potrà essere investito in attività a maggior valore, oppure in creatività, che diventa un elemento sempre più prezioso per l’innovazione in azienda.

Perché passare a un Digital Workplace: i trend 2021

Il Digital Workplace è la risposta più attuale alle esigenze di:

• People centricity;
• Location indipendence;
• Resilient delivery.

Nei prossimi cinque anni, questi tre concetti, resi fondamentali dalla pandemia ed evidenziati nei Top Strategic Technology Trends for 2021 by Gartner, saranno i tre ambiti di sviluppo più importanti per le aziende.

Intelligenza artificiale, assistenti virtuali, strumenti hi-tech che potenziano la condivisione delle idee, cloud, ready analytic dei dati, machine Learning e IoT saranno i driver di crescita più importanti.

Vuoi saperne di più? Richiedi il whitepaper con le testimonianze da parte degli HR Leader di Zambon e Reale Group, ed il contributo del Prof. Luca Solari. Scrivici a hrinnovation@allos.it